В тази статия, както и във видеото по-долу ще намерите информация как да настроите фактурирането във вашия магазин и какво е небходимо, за да издадете кредитно известие. Бъдете особено внимателни, когато въвеждате данните на фирмата си.


В тази статия:



Информация за фактура

Влезте в админ панела си, от менюто изберете Настройки > Фактуриране. Необходимо е да попълните следните полета:

1. Активирай фактуриране - изберете дали да активирате фактурирането в магазина си от бутона On/Off. Ако изключите тази функционалност, няма да може да издавате фактури към никоя от направените поръчки в магазина ви.

2. Автоматично или ръчно генериране на фактура - можете да изберете дали искате автоматично да се създават фактурите или за всяка поръчка да създавате ръчно фактурата.

Отидете до полето "Генериране на фактура" и от падащото меню изберете дали предпочитате фактурите да се генерат автоматично или ръчно.

Ако изберете "Ръчно", като опция за генериране на фактура, както е показано на долната снимка.

Ще откриете в настройките и нова опция - Номер на фактура.

За полето Номер на фактура имате възможност да изберете измежду 3 опции за генериране на фактурите:

  • Автоматично от системата - системата сама ще създаде номер на фактурата (следващия пореден).
  • Ръчно от администратора - нужно е клиента да въведе номер на фактурата ръчно, като номера трябва да е уникален.
  • Външна система - ще се вземе от външна система (ERP, което е избрано) номер на фактурата ако има генерирана в ERP-то.


Обърнете внимание на факта, че ако не генерирате номер на фактурите, това може да повлияе на други функционалности във вашия магазин. Например фактурите без номер не се изпращат с първоначалния имейл за потвърждение на поръчката. Също така, в админ панела на магазина няма да може да се види фактура без номер, бутона за преглед на фактура се появява, когато има реална фактура с номер.


Изберете Генериране на фактура > Ръчно > Външна система, за да имате достъп до новото падащо меню, от което можете да изберете коя ERP система искате да използвате.


Важно: когато изберете Генериране на фактура > Ръчно > Външна система ще видите ново поле, в което можете да изберете коя ERP система искате да използвате от инсталираните във вашия магазин. ERP системите трябва да поддържат получаване на фактура, а номера на фактурата в ЕРП системата ще се запише като номер на фактура при нас.


Когато изберете да създавате ръчно фактурите и техните номера, под всяка нова поръчка ще можете да откриете ново поле с име "Фактуриане" и бутон "Създай фактура".

3. Адрес за фактуриране - избирате от падащото меню според кой адрес (Адреса за фактуриране или за Адреса за доставка) да бъдат начислени таксите и данъците.

4. Може да изберете опцията фактури да бъдат издавани само при въведени данни за фактуриране чрез бутона On/Off. Това означава, че за поръчки, при които клиентът не е въвел своите данни не може да издадете фактура.  Ако тази опция е изключена, фактура ще бъде издавана към всяка една поръчка влязла в магазина ви.

5. Запълване на номера - тук може да зададете до колко знака да се запълни с нули (0) номера на фактурата. По подразбиране са 10.

Пример:

  • Ако фактурата е с номер 1, автоматично ще се добавят девет нули и ще изглежда така - 0000000001.
  • Ако номера на фактурата е 123, а сте задали запълване 10, то номерът ще изглежда така: 0000000123.
  • Ако сте задали запълване 5, а номерът е 123456, то номерът ще изглежда така: 123456. Ако номерът на фактурата е по-голям от номера на зададеното запълване, той се визуализира изцяло.

6. Префикс на номера - Това е номерът, с който започва фактурата.

Пример:

  • Ако номерът на фактурата е 123 и е създадена 2019 година, и сте задали префикс [OY], то номерът ще изглежда така: 2019-123

7. Наставка на номера - обратното на префикса - номерът, с който завършва фактурата.

Пример:

  • Ако номерът на фактурата е 123 и е създадена 2019 година, и сте задали наставка - [OY], то номерът ще изглежда така: 123-2019

8. Скрий полето за доставка, ако сумата за доставката е нула.

  •    При положение, че сумата за доставката в дадена фактура е нула, тогава съответните полета за цената на доставката ще бъдат скрити във фактурата.

Информация за фирмата

В следващите полета въведете необходимите данни на вашата фирма:

Информация за кредитни известия

Ако сте активирали фактурирането в магазина си, то тогава ще може да издавате и кредитни известия при нужда. В случаите, в които имате отменена или върната поръчка, която вече е била платена, трябва да издадете кредитно известие. 


Без фактуриране няма да можете да създавате кредитни известия. Ако втората опция "Издай фактура, само ако е въведен адрес за фактура" в секция "Информация за фактура" е изключена, това означава, че всяка поръчка ще се генерира с фактура и вие ще можете да създавате кредитно известие за всяка поръчка в случай, че има поръчка, която е отменена или възстановена. 

  • Запълване на номера - тази настройка указва на системата колко цифри трябва да има дадено кредитно известие. Всяко кредитно известие има уникални кредитни номера, които се различават от тези на фактурата, въпреки че двете са свързани. Например, ако номерът на кредитното известие е 123 и вие сте задали запълване от 10 цифри, то номерът на кредитното известие ще изглежда така 0000000123  

  • Начин на плащане по кредитно известие - определя какъв разплащателен метод ще използвате, за да върнете парите. Ако изберете 'Не променяй начин на плащане', начинът на плащане, който е ползван първоначално за покупката, ще се използва за връщане на парите. Ако изберете друг разплащателен метод, например, банков превод, всяко кредитно известие по подразбиране ще се генерира с банков превод като начин на плащане. Това падащо меню ще покаже всички начини на плащане, които сте активирали в магазина си. Настройката не може да бъде променяна за всяко кредитно известие поотделно. 

Повече информация относно кредитните известия ще намерите тук.

Темплейт за разпечатване на фактура

В следващите полета можете да си създадете свои шаблони за фактури, стокови разписки и кредитни известия , като използвате променливите или да ползвате съществуващите такива.

Имайте предвид, че когато полето за код е празно се използва нашия стандартен темплейт. 
Той не може да бъде променян. Можете да промените само темплейта с кода, който е даден, като примерен.


Темплейт за разпечатване на стокова разписка

Темплейт за разпечатване на кредитно известие

В тази секция няма нужда вие лично да създавате темплейт, защото софтуерът по подразбиране  разполага с такъв за PDF. Но ако искате да направите някои промени по PDF файла, неговата структура или да добавите някои други неща, променливите в легендата са на ваше разположение, както и CSS класове, които може да използвате, за да персонализирате вашето кредитно известие. Също така има шаблон, който можете да свалите, да редактирате и да добавите под CSS класовете.

След като успешно активирате фактурирането, тук  може да прочетете повече относно Фактури на Поръчките.