In diesem Artikel findest du alle Informationen, wie du die Abrechnung deines Shops einrichtest und was nötig ist, um eine Gutschrift auszustellen. Wir empfehlen dir, besonders darauf zu achten, wenn du deine Firmendaten eingibst.

Rechnungsinformationen

Logge dich in dein Admin-Panel ein, wähle im Menü  Einstellungen > Rechnungsstellung. Du musst die folgenden Felder ausfüllen:

1.  Du kannst wählen, ob du Rechnungsstellung aktivieren willst, durch den An/Aus-Schalter.

2.  Automatische oder manuelle Rechnungserstellung - Du kannst wählen, ob die Rechnungen automatisch oder manuell für jede Bestellung erstellt werden sollen.

Gehe zum Feld "Rechnung generieren" und wähle aus dem Dropdown-Menü, ob du möchtest, dass Rechnungen automatisch oder manuell generiert werden.

Wenn du "Manuell" als Option zur Rechnungserstellung auswählst, wie im Bild unten gezeigt.

In den Einstellungen findest du eine neue Option - Rechnungsnummer.

Für das Feld Rechnungsnummer kannst du aus 3 Optionen zur Generierung der Rechnungen wählen:

  • Automatisch vom System - das System erstellt selbst eine Rechnungsnummer (die nächste in der Reihe).
  • Manuell durch den Administrator - der Kunde muss die Rechnungsnummer manuell eingeben, und die Nummer muss einzigartig sein.
  • Externes System - eine Rechnungsnummer wird von einem externen System (ERP, das du wählen kannst) entnommen, wenn das ERP-System die Rechnungsgenerierung unterstützt.


Beachte, dass wenn du keine Rechnungsnummern generierst, dies andere Funktionen in deinem Shop beeinflussen kann. Zum Beispiel, Rechnungen ohne Nummer werden nicht mit der ursprünglichen Bestellbestätigungs-E-Mail versendet. Außerdem wirst du im Administrationspanel des Shops keine Rechnung ohne Nummer sehen, der Ansicht-Button für die Rechnung erscheint nur, wenn es eine tatsächliche Rechnung mit einer Nummer gibt.

Wähle Rechnung generieren > Manuell > Externes System, um auf das neue Dropdown-Menü zuzugreifen, aus dem du das ERP-System auswählen kannst, das du verwenden möchtest.


Wichtig: wenn du Rechnung generieren > Manuell > Externes System wählst, siehst du ein neues Feld, in dem du auswählen kannst, welches ERP-System du von den in deinem Shop installierten nutzen möchtest. ERP-Systeme müssen die Rechnungsannahme unterstützen, und die Rechnungsnummer im ERP-System wird als Rechnungsnummer in deinem CloudCart-Shop aufgezeichnet.


Wenn du entscheidest, die Rechnungen und deren Nummern manuell zu erstellen, wirst du unter jeder neuen Bestellung ein neues Feld mit dem Namen "Rechnung" und einen "Rechnung erstellen" Button finden.

3.  Rechnungsadresse - Wähle im Dropdown-Menü aus, für welche Adresse (Rechnungsadresse oder Lieferadresse) die Gebühren und Steuern berechnet werden.


4. Rechnung nur ausstellen, wenn eine Rechnungsadresse ausgewählt ist - Eine selbsterklärende Option, die du nach Bedarf aktivieren/deaktivieren kannst.

5. Rechnungsnummernfüllung - Diese Option bestimmt, wie viele Ziffern mit der Zahl 0 gefüllt werden. Standard ist 10.
Beispiel:

  • Wenn die Rechnungsnummer 1 ist, werden 9 Nullen automatisch hinzugefügt.
  • Wenn die Rechnungsnummer 123 ist und du hast 10 ausgefüllt, dann sieht die Zahl so aus: 0000000123.
  • Wenn du 5 gefüllt hast und die Zahl 123456 ist, dann sieht die Zahl so aus: 123456, selbst wenn die Rechnungsnummer größer ist als die voreingestellte Füllzahl, wird sie vollständig angezeigt.


6.  Rechnungsnummern-Präfix - Dies ist die respektive Rechnungsnummer.

Beispiel:

  • Wenn die Rechnungsnummer 123 ist und 2019 erstellt wurde, und du das [OY] Präfix einstellst, dann sieht die Nummer so aus: 2019-123.


7.  Rechnungsnummern-Suffix - Dies ist das Gegenteil des Präfixes, die Zahl, mit der die Rechnung endet.

Beispiel:

  • Wenn die Rechnungsnummer 123 ist und 2019 erstellt wurde und du ein Suffix - [OY] festlegst, dann sieht die Nummer so aus: 123-2019.

8. Das Versandfeld ausblenden, wenn der Versandbetrag null ist.

  •    Wenn der Versandbetrag auf einer Rechnung null ist, werden die entsprechenden Felder für die Versandkosten auf der Rechnung ausgeblendet.

Firmendaten

Gib in den folgenden Feldern all deine Unternehmensinformationen ein:

Gutschriftdaten

Wenn du die Rechnungsstellung in deinem Shop aktiviert hast, kannst du bei Bedarf Gutschriften ausstellen. In Fällen, in denen du eine stornierte oder zurückgegebene Bestellung hast, die bereits bezahlt wurde, musst du eine Gutschrift ausstellen.


Ohne Rechnungsstellung kannst du keine Gutschriften erstellen. Wenn die zweite Option 'Rechnung nur ausstellen, wenn eine Rechnungsadresse ausgewählt ist' im Bereich Shop-Adresse deaktiviert ist, bedeutet das, dass jede Bestellung mit einer Rechnung generiert wird und du eine Gutschrift für jede Bestellung erstellen kannst, falls es eine Bestellung gibt, die storniert oder erstattet wurde.

  • Rechnungsnummernfüllung - diese Einstellung teilt dem System mit, wie viele Ziffern eine Gutschrift haben sollte. Jede Gutschrift hat einzigartige Kreditnummern, die sich von denen auf der Rechnung unterscheiden, obwohl die beiden miteinander verbunden sind. Beispiel: wenn die Gutschrift Nummer 123 ist und du eine Füllung von 10 Ziffern eingestellt hast, dann würde die Gutschrift Nummer so aussehen: 0000000123
  • Zahlungsmethode bei Gutschrift - sie gibt an, welche Zahlungsmethode du zur Rückerstattung des Geldes verwenden wirst. Wenn du 'Zahlungsmethode nicht ändern' wählst, wird die Zahlungsmethode, die ursprünglich für den Kauf verwendet wurde, zur Rückerstattung des Geldes verwendet. Wenn du eine andere Zahlungsmethode wählst, zum Beispiel Überweisung, wird jede Gutschrift standardmäßig mit der Zahlungsmethode Überweisung generiert. Das Dropdown-Menü zeigt alle Zahlungsmethoden an, die du in deinem Shop aktiviert hast. Diese Einstellung kann nicht für jede Gutschrift einzeln geändert werden.


Weitere Informationen zu Gutschriften findest du hier.

Vorlage für das Drucken der Rechnungen

In den folgenden Feldern kannst du deine eigenen Vorlagen für Rechnungen, Lieferscheine und Gutschriften erstellen, indem du die Variablen oder die vorhandenen verwendest. Beachte, dass die Variable "{$invoice_date}" die Stunde des Verkaufs nicht enthält, nur das Datum.

Beachte, dass wenn das Code-Feld leer ist, unsere Standardvorlage verwendet wird.  Sie kann nicht geändert werden. Du kannst nur die Vorlage mit dem bereitgestellten Code als Beispiel ändern. 

Vorlage für das Drucken eines Lieferscheins

Vorlage für das Drucken einer Gutschrift

In diesem Bereich musst du keine Vorlage selbst erstellen, da die Software eine Standardvorlage für das PDF mitbringt. Aber wenn du einige Änderungen an der PDF-Datei, ihrer Struktur vornehmen oder andere Dinge hinzufügen möchtest, stehen dir die Variablen in der Legende zur Verfügung, und CSS-Klassen, die du verwenden kannst, um deine Gutschrift anzupassen. Außerdem gibt es eine Vorlage, die du herunterladen, bearbeiten und unten die CSS-Klassen hinzufügen kannst.

Sobald du die Rechnungsstellung erfolgreich aktiviert hast, kannst du mehr über die Verwaltung der Rechnungen deiner Bestellungen hier lesen.