Σε αυτό το άρθρο θα βρείτε:


Μερικές φορές πρέπει να δημιουργήσετε χειροκίνητα μια παραγγελία εκ μέρους των πελατών σας. Αυτό γίνεται στις περιπτώσεις που ένας πελάτης έχει κάνει μια παραγγελία μέσω τηλεφώνου, chat, αυτοπροσώπως, στα κοινωνικά μέσα δικτύωσης κτλ. Μπορείτε να προσθέσετε χειροκίνητα την συγκεκριμένη παραγγελία στο κατάστημα σας για να βεβαιωθείτε ότι όλες οι παραγγελίες σας συμπεριλαμβάνονται στις αναφορές σας. Εκτός αυτού, με τις ψηφιακές μεθόδους πληρωμής, έχετε την δυνατότητα να στείλετε έναν σύνδεσμο πληρωμής στον πελάτη σας για να του υπενθυμίσετε την ολοκλήρωση της παραγγελίας του. Έτσι, εκείνος θα είναι σε θέση να εξοικειωθεί και να αποδεχτεί τους γενικούς όρους της ιστοσελίδας σας, καθώς εσείς θα συμμορφώνεστε με όλες τις απαιτήσεις του διαδικτυακού εμπορίου.

Τα πρώτα βήματα κατά τη δημιουργία μιας νέας παραγγελίας

 1. Συνδεθείτε στον πίνακα διαχείρισης, μεταβείτε στην ενότητα Παραγγελίες και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία παραγγελίας που θα βρείτε στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας. Στο πλάι θα ανοίξει η επιλογή Δημιουργία νέας παραγγελίας.

2. Από την πλαϊνή γραμμή, θα πρέπει να επιλέξετε έναν υπάρχοντα πελάτη εφόσον έχετε ήδη δημιουργημένους πελάτες ή μπορείτε να δημιουργήσετε έναν νέο. Για να δημιουργήσετε έναν νέο πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη πελάτη. Στη συνέχεια, στην πλευρική γραμμή που θα εμφανιστεί - Προσθήκη πελάτη - συμπληρώστε τα σχετικά στοιχεία του πελάτη και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Ο πελάτης θα επιλεγεί αυτόματα.

3. Στη συνέχεια, επιλέγετε τον τρόπο παράδοσης. Υπάρχουν πολλές επιλογές ανάλογα με τις ρυθμίσεις του καταστήματος σας.Μέχρι στιγμής υπάρχουν το πολύ τρεις επιλογές:

  • Παράδοση σε διεύθυνση - η παράδοση της παραγγελίας γίνεται στη διεύθυνση του πελάτη. Αυτή ίσως είναι η πιο συνηθισμένη μέθοδος παράδοσης.
  • Παράδοση σε γραφείο - παραλαβή από γραφείο του κούριερ, ισχύει μόνο για τις ταχυμεταφορικές που υποστηρίζουν τη συγκεκριμένη λειτουργικότητα, όπως για παράδειγμα, η ACSCourier, η Fan Courier και η Econt.
  • Παραλαβή από το κατάστημα - η παραλαβή από το κατάστημα του εμπόρου σχετίζεται με την εφαρμογή Καταστήματα - η λειτουργικότητα είναι διαθέσιμη μόνο εφόσον το κατάστημα έχει εγκαταστήσει την συγκεκριμένη εφαρμογή.


Εάν, για παράδειγμα, στο προηγούμενο βήμα επιλέξατε Αποστολή σε διεύθυνση (ή Παράδοση σε διεύθυνση) θα πρέπει να προσθέσετε τη διεύθυνση του πελάτη. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέας διεύθυνσης και εισαγάγετε τα στοιχεία στον πίνακα Δημιουργία διεύθυνσης. Εάν έχετε συνδέσει το κατάστημά σας με το Google Maps, τότε μπορείτε να επωφεληθείτε από τη λειτουργία αυτόματης συμπλήρωσης της Google. Με το που ξεκινήσετε να εισάγετε τους χαρακτήρες στο πεδίο Διεύθυνση, το σύστημα θα συμπληρώσει αυτόματα τα υπόλοιπα πεδία. Απλώς προσθέστε τον αριθμό τηλεφώνου του πελάτη και είστε έτοιμοι.

Εάν επιλέξετε τη δεύτερη επιλογή - Παράδοση στο γραφείο - θα πρέπει να επιλέξετε το κατάλληλο γραφείο της ταχυμεταφορικής από το οποίο θα γίνει η παραλαβή της αποστολής. Πρέπει να εισαγάγετε τουλάχιστον δύο χαρακτήρες για να προσθέσετε το όνομα του γραφείου. Εάν επιλέξετε την Fan Courier, για παράδειγμα, στο δεύτερο βήμα το σύστημα θα επιλέξει αυτόματα τον συγκεκριμένο courier. Τα άλλα πεδία είναι αυτονόητα. Απλώς συμπληρώστε τα σχετικά στοιχεία του πελάτη.

Εάν έχετε επιλέξει Παραλαβή από γραφείο, τότε από το αναπτυσσόμενο μενού θα πρέπει να επιλέξετε το κατάστημα από το οποίο ο πελάτης θα παραλάβει την αποστολή του, ενώ θα πρέπει να συμπληρώσετε τα στοιχεία του πελάτη στα αντίστοιχα πεδία.

Προσθήκη προϊόντος

1.  Αφού προσθέσετε έναν πελάτη, έναν τρόπο παράδοσης και μια διεύθυνση/τοποθεσία παράδοσης, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο βήμα για να προσθέσετε ένα ή περισσότερα προϊόντα στην παραγγελία. Θα ανοίξει η πλευρική γραμμή Προσθήκη προϊόντος, η οποία θα σας επιτρέψει να προσθέσετε προϊόντα. Ελέγξτε προσεκτικά τις ποσότητες των προϊόντων που προσθέτετε στην παραγγελία.

2. Όταν επιλέγετε ένα προϊόν, στο παράθυρο που ανοίγει, μπορείτε να καθορίσετε την ποσότητα του προϊόντος που θέλετε να προσθέσετε, μπορείτε να δείτε τις πλήρεις πληροφορίες του προϊόντος, αλλά και να αλλάξετε την τιμή του. Εάν η τιμή είναι 130 ευρώ, για παράδειγμα, μπορείτε να την αλλάξετε σε 100 ευρώ. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Το προϊόν προστέθηκε στην παραγγελία. Αν επιθυμείτε να προσθέσετε περισσότερα προϊόντα, απλώς κάντε κλικ στο μοβ κουμπί με το σύμβολο "συν" που βρίσκεται στη μέση της παραγγελίας. Η πλευρική γραμμή Προσθήκη προϊόντος ανοίγει ξανά και μπορείτε να επιλέξετε ένα άλλο προϊόν, το οποίο να προσθέσετε στην παραγγελία.

3. Μπορείτε να αλλάξετε τα προϊόντα που έχουν προστεθεί στη παραγγελία κάνοντας κλικ στο μωβ εικονίδιο στην επάνω δεξιά γωνία του προϊόντος. Έχετε την επιλογή να προσθέσετε έκπτωση στην τιμή του προϊόντος, να επεξεργαστείτε την ποσότητα ή/και την τιμή του ή να το διαγράψετε.

Προσθέστε μια διεύθυνση τιμολογίου

1. Εάν μεταβείτε στις Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις καλαθιού αγορών, έχετε την δυνατότητα να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την επιλογή «Να μην απαιτείται διεύθυνση τιμολογίου». Εάν θέλετε να συλλέξετε διευθύνσεις τιμολογίων, κάτι που θα σας επιτρέψει να δημιουργήσετε τιμολόγια, τότε θα πρέπει να απενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία και, στη συνέχεια, θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια παραγγελία και να επιλέξετε μια διεύθυνση τιμολογίου. Στο πλαίσιο Διεύθυνση τιμολόγησης, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη διεύθυνσης.

Επιλογή τρόπων πληρωμής

1. Μπορείτε να επιλέξετε τους διαθέσιμους τρόπους πληρωμής για τις παραγγελίες που δημιουργούνται μέσω του πίνακα διαχείρισης μεταβαίνοντας στις Ρυθμίσεις > Ρυθμίσεις Καλαθιού Αγορών > Άλλα > Τρόποι Πληρωμής. Επιλέξτε τους τρόπους πληρωμής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από το αναπτυσσόμενο μενού και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Μόνο οι μέθοδοι πληρωμής που έχει ορίσει εδώ θα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από τον πίνακα διαχείρισης κατά τη δημιουργία των παραγγελιών. Εάν δεν καθορίσετε καμία μέθοδο, τότε θα μπορείτε να επιλέξετε από όλους τους διαθέσιμους τρόπους πληρωμής που έχετε ενεργοποιήσει στο κατάστημα σας.

Ολοκλήρωση παραγγελίας

1. Κάθε παραγγελία που επεξεργάζεστε και δεν έχει ακόμη οριστικοποιηθεί αποθηκεύεται ως Πρόχειρη. Για να αλλάξετε την κατάσταση της, απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο δίπλα, στο οποίο απεικονίζει ένα μάτι, και θα ανοίξει η πλαϊνή γραμμή για την συγκεκριμένη παραγγελία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ απευθείας στο όνομα της παραγγελίας σε περίπτωση που θέλετε να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.

2. Για να οριστικοποιήσετε μια παραγγελία, πρέπει να επιλέξετε έναν τρόπο πληρωμής. Δύο είναι τα πιθανά σενάρια:

  • Τρόποι πληρωμής offline π.χ. αντικαταβολή, pay at store (πληρωμή στο κατάστημα), τραπεζική μεταφορά - δεν είναι απαραίτητο ο πελάτης να ολοκληρώσει την παραγγελία του χειροκίνητα. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία παραγγελίας. Έτσι θα δημιουργήσετε μια παραγγελία με την κατάσταση «σε εκκρεμότητα» και το σύστημα θα στείλει ένα μήνυμα καλωσορίσματος με τα διαπιστευτήρια για την σύνδεση. Ο πελάτης θα λάβει επίσης ένα email με τη νέα παραγγελία. Δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια. Όταν είστε έτοιμοι να προετοιμάσετε την παραγγελία για αποστολή, κάντε κλικ στο κουμπί Προετοιμασία για αποστολή, επιλέξτε τη διεύθυνση παράδοσης του πελάτη σας και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία φορτωτικής. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση ως εξοφλημένη και αυτή η παραγγελία θα φέρει την κατάσταση Ολοκληρωμένη. Ο πελάτης θα λάβει όλα τα email που σχετίζονται με την παραγγελία του, για παράδειγμα: «Η παραγγελία σας είναι καθ 'οδόν».
  • Ψηφιακές μέθοδοι πληρωμής όπως PayPal ή Stripe ή Braintree - η παραγγελία θα δημιουργηθεί και θα αποθηκευτεί ως πρόχειρο μέχρι να οριστικοποιηθεί από τον πελάτη. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να στείλετε μια ειδοποίηση στον πελάτη για να του ζητήσετε να ολοκληρώσει την παραγγελία του διαδικτυακά. Αυτή η λειτουργικότητα είναι πολύ χρήσιμη επειδή μπορείτε να ζητήσετε από τον πελάτη να αποδεχτεί τους Όρους και τις Προϋποθέσεις και τις Πολιτικές Μάρκετινγκ, καθώς και τυχόν άλλες πολιτικές που σχετίζονται με την ακεραιότητα του καταστήματός σας. Τώρα εμφανίζεται ένα νέο κουμπί - Δημιουργία μιας παραγγελίας και αποστολή στον πελάτη. Η άλλη επιλογή - Δημιουργία παραγγελίας - είναι ακόμα διαθέσιμη.

Το κουμπί Δημιουργία παραγγελίας και αποστολή στον πελάτη θα δημιουργήσει έναν σύνδεσμο ή/και θα στείλει ένα email στον πελάτη. Το email θα σταλεί χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο που μπορείτε να βρείτε στο Μάρκετινγκ > Ειδοποιήσεις > Πρότυπα Email > Επιβεβαίωση παραγγελίας.

Το κουμπί Προβολή λεπτομερειών της παραγγελίας, το οποίο αντιστοιχεί στη μεταβλητή “{$site_order_link}”, θα οδηγήσει τον πελάτη απευθείας στο check out (δηλαδή στη διαδικασία ολοκλήρωσης της αγοράς) με όλα τα προεπιλεγμένα πεδία, ενώ αρκεί από τον πελάτη να αποδεχτεί τους όρους και να ολοκληρώσει την παραγγελία.


Γυρνώντας πίσω στην παραγγελία, λάβετε υπόψη σας ότι η επιλογή Ειδοποίηση πελάτη στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας είναι απενεργοποιημένη μέχρι να δημιουργηθεί η παραγγελία. Μέχρι στιγμής η παραγγελία βρίσκεται σε κατάσταση επεξεργασίας (πρόχειρο), δεν έχει δημιουργηθεί ακόμη και δεν θα συμπεριληφθεί στις αναφορές. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Δημιουργία παραγγελίας, θα δημιουργηθεί ένας σύνδεσμος check out και θα μπορείτε να στείλετε ένα email στον πελάτη κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποστολή email. Μόλις στείλετε ένα μήνυμα email, το κουμπί θα απενεργοποιηθεί επειδή δεν θα μπορείτε να στείλετε πολλαπλά emails.  Εάν μιλάτε με τον πελάτη σας μέσω chat, για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ στον σύνδεσμο, ο σύνδεσμος θα αντιγραφεί και μπορείτε να τον επικολλήσετε απευθείας μέσω οποιουδήποτε προγράμματος chat. Εάν στείλετε email σε έναν πελάτη, εκείνος θα λάβει μια ειδοποίηση ότι πρέπει να λάβει μέτρα σχετικά με την παραγγελία του. Ο πελάτης πρέπει να κάνει κλικ στο κουμπί Προβολή των λεπτομερειών της παραγγελίας και θα οδηγηθεί στη σελίδα όπου θα πρέπει να ολοκληρώσει την παραγγελία. Αφού επιλέξει έναν τρόπο πληρωμής και αποδεχτεί τους γενικούς όρους και τις προϋποθέσεις, ο πελάτης θα πρέπει να ολοκληρώσει την παραγγελία και να πραγματοποιήσει την πληρωμή. Η παραγγελία θα επισημανθεί ως Πληρωμένη/Εξοφλημένη. Όταν είστε έτοιμοι να προετοιμάσετε την παραγγελία για αποστολή, απλά κάντε κλικ στην επιλογή Προετοιμασία για αποστολή και δημιουργήστε την φορτωτική σας.


Σημαντικό! Εάν δημιουργήσετε μια παραγγελία και δεν την στείλετε μέσω της εφαρμογής email στον πελάτη σας, ο πελάτης σας δεν θα λάβει ειδοποίηση ότι έχει δημιουργηθεί μια παραγγελία. Αυτό συμβαίνει επειδή εμείς υποθέτουμε ότι εσείς δημιουργείτε μια παραγγελία εκ μέρους του πελάτη σας και ο πελάτης σας γνωρίζει ότι η παραγγελία θα δημιουργηθεί. Επομένως, δεν στέλνουμε email για να ειδοποιήσουμε τον πελάτη ότι έχει δημιουργηθεί μια παραγγελία.

Φιλτράρισμα παραγγελιών που δημιουργήθηκαν από τον διαχειριστή

Μια ακόμη λειτουργικότητα που είναι πραγματικά χρήσιμη για τη διαχείριση παραγγελιών είναι η δυνατότητα φιλτραρίσματος των παραγγελιών που δημιουργούνται από τον διαχειριστή της ιστοσελίδας. Επιλέξτε Φίλτρα και επισημάνετε το Δημιουργήθηκε από τον διαχειριστή από το αναπτυσσόμενο μενού, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να δείτε όλες τις παραγγελίες που δημιουργήθηκαν από τον διαχειριστή. 

Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τις παραγγελίες βάσει της κατάστασης επεξεργασίας «πρόχειρο».