Според Наредба № H-18 всеки търговец използващ онлайн магазин е длъжен да го регистрира в Националната Агенция по Приходите. От самото си създаване през 2006 година тази наредба претърпява десетки изменения едно от последните, които касае пряко онлайн търговците.
СУПТО (Софтуер за управление на продажбите в търговски обекти), използван за обработка на информация за извършване на продажби на стоки и/или услуги в търговски обекти, според който издаването на фискален бон е задължително бива заменен от нов Алтернативен режим за неприсъствени плащания. Смекчените изисквания касаят всички онлайн търговци, които ползват куриерски наложен платеж с опция Пощенски превод, и такива, които приемат неприсъствени (осъществени онлайн) картови плащания.

Според Алтернативния режим за неприсъствени плащания всички електронни търговци са длъжни да подават стандартизиран одиторски файл към НАП за всеки календарен месец съдържащ информация за направените в електронния магазин поръчки, по които са извършени доставки на стоки/услуги през този месец. 

Файлът трябва да е в XML формат, съгласно приложение №38 от Наредба №Н-18/2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (Наредба №Н-18/2006 г.), и се подава от 1–во до 15-то число на месеца, следващ месеца, за който се отнася. 


В тази секция ще намерите:


XML файлът, който трябва да подадете към НАП е нужно да съдържа информация за всички направени поръчки през предходния месец, както и за отказани/върнати такива.


За да е валиден файла ви пред НАП е необходимо да сте въвели коректно данните на фирмата си в секция Настройки > Фактуриране. Без въведени данни на фирмата ви, файлът ще бъде невалиден.

Настройки

Както споменахме по-горе, едно от задължителните условия за упражняване на онлайн търговия е да се регистрирате в НАП (обикновено счетоводството на всеки търговец е запознат с процесите по регистрация за алтернативния режим за неприсъствени плащания и подаване на одиторски файл. След регистрация ще ви бъде предоставен  уникален номер за вашия онлайн магазин, който ще трябва да въведете в настройките на модула в админ панела си.


Важно! 

При регистриране е необходимо да посочите, че ползвате CloudCart инфраструктура.

Предоставеният ви номер от НАП е валиден само за ЕДИН домейн. Ако имате повече от един (.com.;.net;.bg;.en) е нужно да си изкарате за всеки отделен номер.


1. За да инсталирате модула, чрез който да можете да създавате XML одиторски файл, който да послужи за пред НАП, влезте в админ панела си, секция Приложения > Всички Приложения > Алтернативен режим за неприсъствени плащания.2. След като сте инсталирали приложението, в полето УИН въведете уникалния номер, който сте получили от НАП при регистрация.

3. В следващото поле е необходимо да посочите начина, по който възстановявате сумите за отказани/върнати поръчки. 

4. В секция Идентификатор на доставчика на платежни услуги трябва да въведете  информация (идентификатора) за платежните методи сте интегрирали и настройли в магазина си. Това е информация, която се изисква НАП и тя трябва да присъства в генерирания XML отчет.


В зависимост от това кои платежни методи ползвате ще се покажат и съответните полета, в които да въведете техните идентификатори, за да може правилно да се генерира XML отчета.

Задължително е всеки търговец да се запознае със Закона за БНБ, която осъществява надзор върху
 дейността на операторите на платежни системи, на доставчиците на платежни услуги.


5. Въведете необходимите данни, натиснете бутона Запази.


След като сте инсталирали приложението в секция Поръчки ще се появи нова под секция Н-18 одиторски файлове. Това са XML файловете, които счетоводството на всеки един търговец трябва да подава към НАП най-късно до 14 число на следващия отчетен месец.


За да е валиден одиторския ви файл е нужно да:

Имате активни настройки за ДДС в магазина ви
Да имате инсталирано и настроено приложението през целия отчетен период
Да използвате задължително ППП за куриерите с НП

Създаване на XML файл

1. За да създадете XML файл за даден отчетен период, влезте в секция Поръчки > Н-18 одиторски файлове и натиснете бутона Създаване на нов период, разположен в горния десен ъгъл на екрана.

2. В отворилия ви се прозорец изберете изминал отчетен период. Пример: ако е 10ти февруари, трябва да изберете отчетен период за 01.01-31.01.

Важно! В този файл влизат абсолютно всички поръчки със статуси: Завършена, Платена, Изпратена, както и отказаните и възстановените поръчки. Например, ако дадена поръчка е със статус изчакваща, след което я маркирате като платена, а в последствие я маркирате отново като отказана тя ще влезе в отчета и за платени и за отказани поръчки.

След като изберете отчетен месец и запазите, системата ще генерира XML файл. Генерирането на този файл не става в реално време и ще е нужно да изчакате неговото генериране. Обикновено този процес отнема няколко минути. Възможно при натоварване процеса по генериране да отнеме няколко часа. Ще бъдете известени с нотификация в секцията за нотификации в долния ляв ъгъл на админ панела ви.

Как ще се отрази в поръчките

Когато дадена поръчка бъде обработена, изпратена или платена чрез банкова карта, системата на CloudCart ще изпрати имейл известие за промяна на статуса на поръчката. В този имейл всеки един клиент вече ще получава и така наречения документ за регистрирана продажба. Той ще служи като един вид касов бон и ще съдържа данните на търговеца, информация за самата поръчка и начина на плащане, както и данъчната група, ако има такава. Тази бележка изглежда по следния начин:

Тя удостоверява, че търговецът е регистрирал продажба на съответния продукт/и. Освен информацията описана по-горе, както може да видите и на показаната снимка, бележката съдържа и QR код, който съдържа информация за УИН на магазина, референтния номер на продажбата и номера на поръчката.


Важно! Номерът на бележката винаги влиза в отчетния XML файл, независимо дали има издадена фактура или не към съответната продажба. Този документ валидира самата продажба. 


Логото, което излиза на самата бележка е това, което сте задали в секция Настройки > Фактуриране. Може да бъде променяно оттам.

Сваляне на XML файла

Когато файлът вече е готов той ще се появи в секция Поръчки > Н-18 одиторски файлове. Може да го свалите  от бутона Изтегли и да го изпратите на вашето счетоводство, за да бъде препратен към НАП в съответния срок (до 14 число на следващия отчетен месец).

Файлът изглежда по следния начин и съдържа информация за УИН на вашия магазин, ЕИК, домейна, дата на създаване, типа на магазина, информация за поръчките, включително и върнати такива.

Информация за отказани поръчки, в този примерен файл нямаме отказани поръчки:

Това е всичко, което е необходимо да направите, за да генерирате одиторски XML файл във вашия магазин, който да послужи за пред органите на НАП.